2.6 TILBUDSMATERIALE, TILBUDET
Når oppdragsgiver har gjennomgått rammebetingelsene og valgt gjennomføringsstrategi, bør oppdragsgiver fremskaffe nødvendig tilbudsmateriale. NS3450 inneholder forslag til tilbudsskjema. Det er av vesentlig betydning at arkitektbedriften følger opp og bruker de varslingsregler og meldefrister som ligger i standarden.
Standarder og kontraktsblanketter kan bestilles via http://www.standard.no/, eller for arkitekter benytte Arkitektbedriftenes Avtaledokument/blanketter for NS 8401, info nr. 541-06. NS 8402, info nr. 541-08. Det materielle innhold i Arkitektbedriftenes blanketter er tilrettelagt for arkitektbedrifter. Bustadoppføringslova inneholder visse begrensninger ift. forbruker, og egen blankett er utarbeidet til bruk i oppdrag for forbruker, se info nr. 541-10.
Tilbudsmateriale
NS 3450 "Prosjektdokumenter for bygg og anlegg" er en standard som kan brukes til kontrahering av arkitekter og rådgivere. Standarden beskriver en omfattende dokumentasjon for tilbudsmateriale. Dette er nødvendig for å kunne forhåndsberegne kostnader og ressurser for prosjektet. Denne standarden tilfredsstiller kravene til en konkurranse om offentlige anskaffelser. Ved direkte anskaffelse kan behovet for dokumentasjon være enklere, men visse dokumenter er likevel nødvendige for at arkitekt og andre skal kunne komme med et tilbud.
Med utgangspunkt i oppdragsgivers beskrivelse kan ulike deler av denne ytelsesbeskrivelsen (AY) benyttes som grunnlag for en definering av oppgaven slik det er beskrevet i NS 3450. Her følger en gjennomgang av punktene i tilbudsskjema basert på NS 3450.
Spesielle krav
Har oppdragsgiver krav til prosjekt eller prosjektering som går ut over dagens lover og forskrifter, skal dette omtales i tilbudsmaterialet og inngå i grunnlag for kontrakt. Slike krav kan gjelde tilbyders kompetanse og erfaring, ytre miljø, energibruk, risikohensyn eller spesielt ønskede kvaliteter. Ved slike skjerpede krav bør arkitekt vurdere å engasjere spesialkompetanse for sin del av oppdraget.
De fleste arkitektbedrifter har slik kompetanse eller vet hvor den skal hentes.
Ved offentlige anskaffelser må det ikke stilles krav som f.eks. er konkurransevridende eller gjør det umulig for tilbydere som bor utenfor et visst geografisk område å delta. Det vil i så fall være et brudd på likebehandlingsprinsippet og følgelig i strid med regelverket.
Tilbudet
Ved direkte anskaffelse vil oppdragsgiver og arkitekt som oftest gå gjennom tilbudsmaterialet i et eller flere møter. Deretter vil arkitekt komme med et tilbud i skriftlig eller muntlig form. Det er sjelden
snakk om løsningsforslag ved denne type anskaffelser. Man vurderes ut fra sine personlige egenskaper og hva arkitektfirmaet har prestert tidligere.
Arkitekten bør vurdere tilbudsmaterialet grundig og se om det i tilstrekkelig grad gir nødvendig informasjon til å gi et tilbud. Tilbyder bør legge vekt på at fordeling av roller og ansvar er klart definert. Også mulige krav til tidsplan og fremdrift bør vurderes ift. kontorets kompetanse, størrelse og kapasitet. Om tilbudsforespørselen ikke er tydelig på hva som skal inngå i arkitektoppdraget bør arkitekten utarbeide egen ytelsesbeskrivelse.
Inngåelse av kontrakt
Når oppdragsgiver har gått gjennom innkomne tilbud, eller partene har kommet frem til enighet ved direkte anskaffelse, bør det snarest mulig foreligge en kontrakt. Ved offentlige anskaffelser stilles det krav om at avtale skal være underskrevet før arbeid starter. Oppdragsgivers beslutning om tildeling av kontrakt skal meddeles alle deltakere i rimelig tid før kontrakt inngås. Rimelig tid anses å være ca. 10 dager, men kan variere ut i fra det konkrete tilfellet. For anskaffelser over EØS-terskelverdier er oppdragsgiver pålagt å vente 10/15 dager med å inngå kontrakt avhengig av kommunikasjonsform (e-post/brev).
GruppekontraktEn gruppekontrakt kan enten oppstå ved at de prosjekterende selv setter sammen en gruppe og kontraheres under ett, eller ved at oppdragsgiver krever at de prosjekterende han kontraherer enkeltvis skal danne en gruppe. I det siste tilfelle snakker vi om en pålagt gruppekontrakt, populært kalt "indisk bryllup". I begge tilfellene skal det ved kontraktsinngåelse foreligge en internavtale eller intensjonsavtale om internavtale. Denne bør vedlegges avtalen med oppdragsgiver der dette er relevant. Arkitektbedriftene har i samarbeid med Rådgivende ingeniørers forening (RIF) utarbeidet eget skjema for dette der medlemmene av gruppen er solidarisk ansvarlige overfor oppdragsgiver for prosjekteringsfeil. Se
info nr. 542-01 Internavtale for gruppekontrakt med solidaransvar. Dersom flere arkitektfirmaer samarbeider om et oppdrag,” joint venture”, uten at de skal være solidarisk ansvarlige benyttes
info nr. 543-01 Avtale om oppdragssamarbeid. Også denne utarbeidet i samarbeid med RIF. Denne er også oversatt til engelsk og kan kjøpes på Arkitektbedriftenes
hjemmeside. Se ellers
kap. 2.9 om solidaransvar og ansvarsforsikring.
TidsfristerTidsfrister må knyttes opp mot en omforent fremdriftsplan for oppdraget.
Det må være enighet om at de angitte tidsfrister og rammer gir tilstrekkelig tid til gjennomføringen av prosjektet. Tilstrekkelig tid til prosjekteringsfasen vil vise seg økonomisk fordelaktig over tid, gi et
bedre prosjekt og føre til innsparing i utførelsesfasen. Se
Byggherreforskriften § 5, 2.ledd c).
Honorar for oppdraget - refusjon av utgifterHonoraret kan være basert på fast pris, medgått tid, eller en kombinasjon av disse honorarformene. Brukes Arkitektbedriftenes blanketter, strykes de tekster som ikke passer.
Alle fastpriskontrakter og timepriser for arkitektarbeider inkluderer planlegging og administrasjon av egne arbeider, koordinering kvalitetssikring og fremdriftsvurderinger. Bruk av egne telefoner, maskiner, dataprogrammer, intern kopiering samt reiser innen tilbyders nærområde (kommune og nabokommune). Se NS 8401 pkt. 15.1.4 og NS 8402 pkt. 13. Andre eksempler på utgifter som skal refunderes av oppdragsgiver er offentlige avgifter og bruk av underkonsulenter som brann-/
lydprosjekterende. Det er vanlig at arkitektbedriften videresender slike bilag for direkte utbetaling fra oppdragsgiver. NS 8401 pkt. 5.3.1 omtaler rådgiveres rett til å bruke underrådgivere.
Ved tjenester til forbruker skal alltid honoraret oppgis
inkl. mva.For kontrakter som strekker seg over tid, vil det være viktig å angi en indeks for justering av angitte priser i kontrakten. Prisindeks angis i kontrakten med utgangspunkt i måned og år. Hvis det er bruk for denne senere, finnes den på SSBs
web-sider. Arkitektbedriftene anbefaler å bruke kurven under konsumprisindeksen tabell 3, “med lønn som dominerende prisfaktor”, ettersom denne måles månedlig og har kort etterslep. Se våre blanketter for nærmere informasjon og henvisning.
Honorar ved plan- og designkonkurranser Konkurranseformen påvirker honoraret. Honoraret bør gjenspeile innsats, risiko, og mulig utvikling. For honorering vises det til NALs
Konkurranseveileder. Et viktig incitament
ved slike konkurranser er at man primært ikke konkurrerer for å vinne, men for å bli kontrahert til selve oppdraget!
Ved såkalte parallelle oppdrag får alle deltakerne honorert for det arbeidet de utfører, det er således ikke snakk om noen konkurranse om videre oppdrag. Både oppdragsgiver og den involverte arkitektbedriften bør sørge for at honoraret står ift. innsatsen som kreves.
BetalingsplanVurdering av tidsforbruk knyttes gjerne opp mot fasene i byggeprosessen. Det er tidvis ulik oppfatning blant oppdragsgiver og arkitekt om hva en fase inneholder. Vårt råd er å benytte ytelsene beskrevet i kapittel 6 som grunnlag for en kontrakt. Se også NS 8401 vedr. retningslinjer for fakturering.
Betalingsplan bør være resultat av en planlegging av hvilke oppgaver som skal løses når og hvor mange som vil bli knyttet til prosjektets ulike faser og viktige milepæler i prosjekteringsoppdraget. Vurderingen kan uttrykkes i "KTR"-ark (kostnad, -tid og ressurs) som beskriver de enkelte deloppgavene og hvordan de skal gjennomføres.
System for avvikPlan og bygningsloven pålegger arkitektbedriften å ha et system for kvalitetssikring og avviksbehandling. I enkelthet går dette ut på at oppdragsgiver uten unødig opphold skriftlig skal varsles om en slik situasjon oppstår eller avdekkes. Avvik må ikke nødvendigvis ha en priskonsekvens.
Avvik kan påvirke både inngåtte avtaler og eventuelle forsikringer arkitektbedriften har. For at avvik skal regnes som gyldige må visse prosedyrer følges, se
kap. 2.10.