3.1.3.1 Formål og oppgaver
Formålet med forhåndskonferansen er å etablere kontakt mellom utbygger og prosjekterende på den ene siden og lokale byggemyndigheter på den andre for å avklare tiltakets forutsetninger og rammene for videre prosjektering og saksbehandling.
Arkitekten skal forestå nødvendig prosjektering og utarbeide dokumentasjon som grunnlag for forhåndskonferanse.
Ansvarlig prosjekterende arkitektforetak skal ivareta følgende oppgaver
- Avklare relevante myndighetskrav ift. ytre og indre rammer og mulige konsekvenser
- Ivareta krav til arkitektonisk utforming og visuell og funksjonell kvalitet
- Organisere egen prosjektering med nødvendig faglig kompetanse for oppgaven
- Formidle relevant prosjektinformasjon til interne og eksterne medarbeidere og følge opp arbeidsoppgaver
- Kvalitetssikre egne tegninger og dokumenter ift. myndighetskrav (se MAKS 10)
utarbeide nødvendig tegingsgrunnlag og prosjekteringsdokumenter for å gjennomføre forhåndskonferanse
- Bidra til utarbeidelse av tiltaksplan
Av hensyn til myndigheter og videre prosjektering bør i tillegg følgende være avklart
- Overordnet avklaring av tiltaksklasser og krav til omfang av uavhengig kontroll
- Behov for og om nødvendig engasjere relevante spesialrådgivere
Spesifisering av ytelse
Denne funksjonen er ikke tilgjengelig i Hoved-AY, kun egendefinerte AY'er.
Forhåndskonferanse bør avholdes i skisseprosjektfasen.
Utbygger med rådgivere skal på forhånd presentere prosjektets hensikt og ytre rammer.
Materialet bør suppleres med et utkast til tiltaksplan og en vurdering av mulige tiltaksklasser for ulike deler av prosjektet.
Kommunens representanter skal til møtet ha vurdert det fremlagte materialet i forhold til lover, forskrifter, reguleringsplaner og andre styrende forutsetninger og presentere hvilke rammer og krav som prosjektet må tilfredsstille.
Hensikten med å avholde forhåndskonferanse på skisseprosjektstadie er å få en tidlig avklaring av hvlike krav som vil gjelde for tiltaket og hvliken kompetanse som er nødvendig.
Dette forutsetter at materialet som legges i forhåndskonferanse kan være grunnlag for vurdering.
I størrre prosjekter anbefales det videre at det avtales oppfølgingsmøter underveis i søkeprosessen.