2.10 KONTRAKTSOPPFØLGING

Kontraktstyring

Det er viktig at oppdragsgiver har en organisasjon som kan følge opp og styre kontraktene med arkitekt og andre aktører. Det krever stor kompetanse å gjennomføre byggesaken og sørge for at alle aktører yter sitt – til rett tid. Mange oppdragsgivere har en prosjektleder innenfor sin egen organisasjon og ofte en byggeleder eller et byggelederfirma til å ivareta sine interesser på selve byggeplassen.
Se kap. 3.2 og 3.3.

Arkitektbedriften må levere nødvendig materiale til rett tid slik at det ikke blir forsinkelser eller omprosjektering.

System for avvik

Arkitektbedriften skal ha et system for å håndtere avviksbehandling. MAKS (Modell for arkitektkontorets kvalitetssystem) beskriver nødvendige rutiner for å håndtere avvik. I enkelthet går dette ut på at oppdragsgiver skal varsles skriftlig og uten ugrunnet opphold om en slik situasjon oppstår. Det er ikke nødvendigvis slik at avvik har en priskonsekvens. Oppdragsgiver plikter på sin side å bekrefte om han godtar dette eller avviser avviket og et mulig krav. Dette må også skje uten ugrunnet opphold. Dette betyr at man må ha en saklig grunn for å vente. Har ikke arkitektbedriften mottatt noe svar, kan en gå ut fra at avviket er akseptert og fortsette prosjekteringsarbeidet. Man bør imidlertid varsle om oppstart skriftlig. Slike avviksmeldinger kommer ofte etter og som en konsekvens av byggemøter der oppdragsgiver er til stede og således er klar over at dette vil komme. Det kan også være forhold til entreprenør og andre rådgivere som utløser en slik avviksmelding. Vær klar over at avvik kan påvirke både inngåtte avtaler og eventuelle forsikringer arkitektbedriften har.

Tvister

Det vises her til reglene i NS 8401 pkt. 18. Kontrakten inneholder et eget punkt om løsing av tvister. Men det er mye viktigere å handle slik at tvister ikke oppstår. Åpenhet i gjennomføringen av fasene er viktig. Saker som kan føre til konflikt bør tas opp så raskt som mulig på prosjekterings- og byggemøter. Det er viktig at oppdragsgiver er representert på disse møtene enten personlig eller
ved sin representant. Også de prosjekterende bør være med på møter i utførelsesfasen slik at manglende prosjektering eller avvik blir avdekket og løst på en for alle parter beste måte.

Mulige tvisteløsninger kan baseres på disse organene:

–– oppmann utnevnt av partene i fellesskap: Standard Norge har oppmannsliste.

–– faste forhandlere (PRIME, prosjektintegrert megling)

–– Arkitektbedriftenes Kontraktskomitè

–– BFJR – Byggebransjens Faglig Juridiske Råd

–– Rettsapparatet

Overtakelse

Overtakelsesbefaring

Arkitekten må være med på overtakelsesbefaring og -forretningen for å kunne dokumentere samsvar mellom prosjektert og utført arbeid.
Det er vanlig at arkitekten på vegne av oppdragsgiver utarbeider befaringsrapport.


Midlertidig brukstillatelse

Etter visse vilkår kan man få midlertidig brukstillatelse.

Ferdigattest

Før søknad om ferdigattest kan sendes må alle avvik lukkes, samsvarserklæringer må gis og kontrollplan for tiltaket avsluttes. Videre må ”Som bygget-” og FDV dokumentasjon (Forvaltning, drift og vedlikehold) utarbeides. Erklæring fra Ansvarlig kontrollerende om tiltaket skal vedlegges.


Oppdragsgivers overtakelse

Ved mottak av ferdigattest regnes den offentligrettslige del av tiltaket som avsluttet: Oppdragsgiver kan overta den avsluttede byggesaken fra de prosjekterende og utførende og ta bygningen(e) i bruk.