2.8 PROSJEKTMATERIALE
Standard kontrakter gir oppdragsgiver rett til bruk av materiale til oppføring av det nevnte prosjekt. Eventuelt gjenbruk/flerbruk må avtales og honoreres særskilt.
I NS 8401 og NS 8402, samt i NS 8407 for totalentrepriser, er det beskrevet hvem som har rett til prosjektmaterialet. Hensikten med prosjektmaterialet er i utgangspunktet å levere de tegninger som er nødvendige for oppføring av byggeprosjektet. I praksis betyr det fortsatt papirtegninger/pdf til oppdragsgiver og byggeplass. De fleste arkitektbedrifter prosjekterer på data og tegner i såkalt DWG format (DAK), eller IFC format (BIM). Disse formatene sikrer overføring av informasjon mellom ulike kommersielle programmer. Arkitekten genererer egne filer for utplotting av tegninger på papir. Disse elektroniske filene skal inneholde kun de opplysningene som er nødvendige for oppdraget, og kan i de fleste tilfeller også overleveres til oppdragsgiver for senere bruk. Dette er omtalt i kontraktstandarden som ”i papir eller elektronisk format”. Ønsker oppdragsgiver noe utover dette, må det avtales på forhånd.
Tilleggsavtaler
Det kan i tillegg avtales leveranse av 3D-presentasjon av prosjektet. Skal oppdragsgiver motta slike presentasjonsfiler, krever det samme programvare og kunnskap hos mottaker eller at disse eventuelt genereres som spesielle presentasjonsfiler i et enklere format, for eksempel Adobe. Dette gjør filene tilgjengelige for de fleste.
Om oppdragsgiver ønsker prosjektmaterialet levert i DWG-format, må dette være spesifisert i tilbudsgrunnlaget, og ikke komme som et krav når prosjektet er gjennomført. Standarden har her en tvetydig formulering da ikke alle arkitektbedrifter bruker NS for lagdeling. Koding av komponenter er foreløpig heller ikke entydig standardisert. Dette gjør det vanskelig tilgjengelig for en oppdragsgiver uten nødvendig kompetanse og programvare. Hvis likevel oppdragsgiver insisterer på å få utlevert slikt materiale, må rettigheter og senere bruk være avklaret. Hovedregelen er at et slikt prosjektmateriale kun kan benyttes til det aktuelle prosjektet, og ikke benyttes i annen sammenheng uten de prosjekterendes samtykke, noe som må synliggjøres i kontrakten og som en egen post i honorarkravet fra arkitektbedriften.
Det må avtales spesielt i hvilken grad bruk av 3D skal være en del av oppdraget, eller noe som kun er et internt verktøy for rådgiverne.
3D-modellering
Når arkitekten prosjekterer i 3D kan modellen på et tidlig stadium benyttes av rådgiverne til simuleringer, sjekking av tekniske løsninger og mulige myndighetskrav som universell utforming.
Dette betyr ikke at arkitekten har ferdigprosjektert bygget. Det gjenstår et nitidig arbeid i samarbeid med de øvrige rådgivere før alle detaljer og tekniske løsninger er på plass. Men slike visuelle modeller
er svært illustrative for en oppdragsgiver for å vurdere om prosjektet vil svare til forventningene.
En 3D-modell kan på sikt inneholde viktig informasjon for senere bruk i forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsfasen.
Oppbevaring av prosjektmaterialet
NS 8401 krever at arkitekten arkiverer prosjektmateriale i 10 år. NS 8402 har ingen slik plikt eller regel, men arkivering er i arkitektens egeninteresse. Etter skriftlig melding til oppdragsgiver kan dette
reduseres til tre år ved at oppdragsgiver får tilbud om utlevering av materialet. Reklamasjonsfrist er normalt 5 år. Erstatningsansvar ved grov uaktsomhet eller forsett kan gjøres gjeldende i inntil 13 år. Den nye Plan og bygningsloven krever oppbevaring i 5 år, samme periode som kommunen kan gjenåpne en byggesak og foreta tilsyn. I praksis vil dette bestemme korteste anbefalte arkiveringstid for prosjektmaterialet. Det er et åpent spørsmål om dagens datafiler vil være tilgjengelige og lesbare om 10 år. For å unngå overraskelser bør det inngås avtale om periodevis oppdatering ved utvikling av ny programvare.
De fleste større prosjekter blir utviklet som 3D-modeller eller BIM-modeller. Arkitektbedriften bør vurdere å få med i kontrakten avtale om ajourføring ved oppgradering av programvare og endringer i prosjektet, samt oppbevaring av modellen. Ingen er bedre rustet enn nettopp arkitektbedriften som opprinnelig konstruerte 3D-modellen til å ajourføre modellen med tanke på senere bruk ved f.eks. FDVU.